書記のシゴト
PTA活動の結果を残したり、会議のときの議事録を作成したり、PTAからの配布物の作成、印刷、配布などを行います。 また、備品・消耗品の管理なども分担して行います。
目次
第1回運営委員会までに行うこと
- 新年度分の書記資料用A4ファイル、議事録用ファイルを購入
費用は、後日会計へ請求（購入前に在庫を確認し、ある物を使用） - 小会議室使用予定表（6月～翌年5月分）作成し、小会議室前にかける
（2021年度は予約のために学校へ行かなくてもいいように、LINE WORKSを使用した） - プレ本部会・本部会・運営委員会の日程表を作成し、校長・教頭先生に第1回本部会までにお渡しする
- PTA運営委員名簿を印刷（作成は旧本部）し、校長・教頭先生に第1回本部会までにお渡しする
（本部は必要な際、書記に確認） - 運営委員会日程表をホームページに掲載
- 第1回運営委員会レジュメ作成
作成部数：校長・教頭先生（2）、本部（7）、各部（全員分）、予備（2） - 第1回本部会で「活動のしおり」の内容確認・印刷
（旧本部がたたき台を作成してあるので、新本部で変更したい箇所等の確認） - 第1回運営委員会で配布し、最新版をホームページに掲載
作成部数：本部（7）、各部（全員分）、予備（2） - 会議室机配置図の確認（修正箇所等）
- レジュメクリップの準備
レジュメクリップとは
〇〇○〇〇○〇〇○〇〇○〇〇○
運営委員会ごとにすること
- レジュメを作成・印刷、ホームページに掲載
作成部数：校長・教頭先生（2）、本部（7）、各部（全員分）、予備（2） - 本部会までに活動報告を各部・選考委員の担当者にGoogleスプレッドシートに入力してもらうよう依頼
入力された報告を本部会で間違いや抜けを確認しホームページに掲載 - 各部・選考委員からレジュメに記載する連絡事項や承認事項があるか確認する
議事録作成
- 本部会、運営委員会中は、録音し議事録を作成
本部からの手紙、総会資料、ホームページ案内等の作成、印刷、配布
- 印刷物（会長の名前で配布するもの）は、原稿をPTA会長→教頭先生の順に確認していただく
（原稿の体裁は「活動のしおり」参照） - 作成部数：小会議室のホワイトボードまたは教頭先生に確認
ホームページ掲載
- 運営委員会レジュメ、必要に応じて議事録を掲載する
- PTAだより「風にのせて」、本部からのお知らせ
- 活動報告等
書記データの管理
- 書記用USB（2個）
- ICレコーダー（引継ぎ時削除）
- 名簿管理（引継ぎ時、個人情報削除）
備品・消耗品の管理
- PC：2015年7月17日購入（148,454円）
- プリンター：2015年7月17日購入（14,904円）
1原稿10部以下の時、コピー機として使用 - 印刷機：2009年2月27日購入（299,775円）
本部の引き出しにパンフレットあり。2020年度見積りを取り検討したが、ペーパーレス化に伴い必要ないと判断。大量印刷の際は、学校の印刷機を借りることを了承してもらった。原稿10部以上の時使用（B4サイズのみ） - シュレッダー：2015年7月17日購入（13,824円）
- 紙折り機：（1階印刷室）：2つ折りする際使用
- 印刷機（1階印刷室）：教頭先生の許可必要。試験前は入室不可（ほとんど使わない）
- コピー機（1階事務室）：1原稿10部以下の時のみ（ほとんど使わない）
- 印刷用紙：ひばり（更紙）、色上質紙（4色）、コピー用紙（不足した場合は事務室で借りて1束返却する）
- マスター紙・インク（印刷機）
年間の予定
- 本部会
- 運営員会
- 部長・委員長の連絡
- 市内一斉防犯活動
- あいさつ運動